Operação de estoque

Operação de estoque: responsabilidades do recebimento à expedição

A organização de uma operação de estoque exige alinhar as tarefas de conferência, localização, movimentação e separação, mantendo os registros associados aos produtos para que as equipes possam interpretar a disponibilidade e encaminhar os pedidos conforme os procedimentos definidos.

A VIAMEX atua há 20 anos em soluções logísticas integradas, com matriz em Osasco e seis filiais na Grande São Paulo, no Litoral Sul e no Vale do Ribeira.

Seu WMS integrado ao TMS acompanha movimentações, posições, lotes e validades, com inventários periódicos e cíclicos e relatórios disponíveis ao cliente.

Recebimento e conferência dos produtos

O recebimento é o ponto de entrada das informações que sustentam todo o controle posterior.

Antes da descarga, é importante verificar se o cadastro do item está ativo e se contém dados suficientes para a operação, como descrição, código, unidade de medida, condições de armazenamento, lote e validade quando aplicáveis.

Um cadastro incompleto pode gerar duplicidade de itens, separações incorretas e divergências nos inventários.

Na conferência, a equipe compara os documentos disponíveis com a carga recebida.

Essa verificação pode envolver quantidade, identificação do produto, unidade de medida, integridade das embalagens, lote, validade e eventuais avarias.

A unidade de medida merece atenção especial: Uma divergência entre caixa, pacote, unidade ou palete pode alterar o saldo registrado mesmo quando a contagem física parece correta.

Quando há divergência, o ideal é separar a ocorrência do fluxo regular até que ela seja analisada conforme o procedimento da operação.

Misturar itens pendentes de validação com estoque liberado dificulta a rastreabilidade e pode levar à expedição de produtos que ainda não deveriam estar disponíveis.

O uso de um módulo WMS permite associar as informações registradas à movimentação correspondente, favorecendo uma visão mais organizada do estoque.

Inventário pontual e gestão contínua

Um inventário pontual consiste na contagem física do estoque em uma data ou situação específica.

Ele pode identificar divergências entre o saldo registrado e a quantidade encontrada, mas não explica sozinho em qual etapa o erro ocorreu.

Já o inventário cíclico distribui as contagens ao longo da rotina operacional, segundo critérios definidos pela empresa, como relevância do item, histórico de divergências ou características do produto.

A gestão contínua por WMS complementa esses inventários ao registrar recebimentos, endereçamentos, transferências, separações, ajustes e expedições.

Dessa forma, a contagem física pode ser comparada ao saldo sistêmico e relacionada ao histórico das operações.

O resultado é mais útil para investigar causas, revisar procedimentos e melhorar a confiabilidade do cadastro e dos processos.

Essas abordagens podem coexistir, mas não têm a mesma finalidade.

Um inventário não substitui o controle das movimentações diárias, assim como um sistema não substitui a contagem física e a validação dos responsáveis.

Dados compartilhados e responsabilidades

Para evitar conflitos entre WMS e TMS, a operação deve definir a origem e o responsável por cada informação.

O WMS tende a ser a referência para posição, saldo operacional, lote, validade, separação e expedição no armazém.

O TMS tende a concentrar informações relacionadas ao planejamento e ao acompanhamento do transporte.

Entretanto, a configuração concreta deve respeitar o fluxo de cada empresa e os sistemas que precisam ser conectados.

Também é importante diferenciar integração de sincronização completa.

Uma integração pode transmitir apenas determinados eventos ou campos.

Por isso, antes da implantação ou revisão do processo, é recomendável mapear quais informações são necessárias, quais são obrigatórias e quais devem ser apenas consultadas.

Avalie as necessidades de controle da sua operação

Solicite uma avaliação de operação de estoque e converse com a equipe sobre as necessidades da sua operação.

Envie informações sobre produtos, frequência de movimentação e requisitos de identificação para discutir cadastros, inventários, relatórios e registros de entrada e saída e definir o escopo aplicável ao projeto.

Perguntas sobre registros e conferências

O controle começa somente depois da armazenagem?

O recebimento e a conferência já produzem informações necessárias à identificação, à localização e ao acompanhamento das mercadorias.

Por que definir responsáveis pelos registros?

A definição permite saber quem deve confirmar uma movimentação, investigar diferenças e autorizar encaminhamentos durante a rotina do estoque.