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Controle de estoque por wms: consulta de lotes, validades e diferenças de saldo
Para acompanhar produtos sujeitos a identificação por lote e validade, o controle de estoque por wms deve relacionar esses dados aos recebimentos e às movimentações, permitindo consultar o histórico e analisar divergências com base nos registros e na conferência física.
A VIAMEX atua há 20 anos em soluções logísticas integradas, com matriz em Osasco e seis filiais na Grande São Paulo, no Litoral Sul e no Vale do Ribeira.
Seu WMS integrado ao TMS acompanha movimentações, posições, lotes e validades, com inventários periódicos e cíclicos e relatórios disponíveis ao cliente.
Registro e consulta de lotes
Durante a conferência, os dados informados na documentação e os dados físicos do produto podem ser comparados antes que a mercadoria seja direcionada para uma posição de armazenagem.
Quando a operação trabalha com lotes, o registro deve preservar a identificação correspondente ao fabricante ou fornecedor, além de relacionar o lote à quantidade recebida e à localização definida.
O WMS pode estruturar esse processo por meio de regras operacionais e registros digitais.
Assim, a equipe deixa de depender exclusivamente de anotações manuais ou de memória para identificar onde determinado lote está armazenado.
Essa organização é especialmente relevante quando o mesmo produto é recebido em lotes diferentes.
Sem uma identificação adequada, pode ocorrer mistura de saldos, separação de um lote inadequado ou dificuldade para investigar uma divergência.
Com o registro estruturado, cada movimentação permanece vinculada ao lote correspondente, tornando a análise mais precisa.
A consulta de lotes também ajuda em situações operacionais recorrentes.
Um gestor pode verificar quais posições armazenam determinado lote, quais quantidades ainda estão disponíveis e se existem produtos aguardando liberação, separação ou expedição.
O objetivo não é apenas encontrar um item, mas compreender a situação do estoque com base em dados atualizados.
Gestão de datas de validade e critérios de saída
A validade é um atributo crítico para produtos sujeitos a deterioração, perda de conformidade ou redução de valor comercial.
No recebimento, a data deve ser associada ao produto e ao lote correto.
A partir desse registro, o WMS pode apoiar a organização do estoque de acordo com critérios definidos para a operação.
Um dos critérios mais conhecidos é o FEFO, sigla para First Expire, First Out, ou primeiro que vence, primeiro que sai.
Nesse modelo, a prioridade de separação tende a ser dada ao lote com validade mais próxima, desde que ele esteja liberado e atenda às regras do pedido.
O FEFO é diferente do FIFO, First In, First Out, que prioriza o lote recebido primeiro.
A escolha depende da natureza do produto, da política operacional e dos requisitos definidos para cada fluxo.
Os alertas ou filtros configurados para acompanhar as validades não substituem a avaliação da equipe responsável.
Eles fornecem visibilidade para que a decisão seja tomada antes que o problema avance para a separação ou para a expedição.
A operação pode então definir o tratamento adequado, como priorizar a saída, bloquear o lote, realizar uma nova conferência ou direcionar o produto para uma análise específica.
O controle da validade também depende de uma boa disciplina de cadastro e conferência.
Um WMS bem utilizado não corrige automaticamente um dado inserido de forma incorreta.
Por isso, é importante definir responsabilidades, padrões de identificação, procedimentos para exceções e critérios de aprovação para alterações cadastrais ou movimentações fora do fluxo habitual.
Tratamento de divergências entre estoque físico e sistema
Uma diferença entre o saldo físico e o saldo registrado não deve ser tratada apenas como um ajuste administrativo.
Primeiro, é importante confirmar se a contagem foi realizada na posição correta, se o produto foi identificado adequadamente e se a unidade de medida utilizada é a mesma do cadastro.
Também devem ser verificadas movimentações realizadas durante o inventário, transferências não concluídas, avarias, devoluções, separações e expedições em andamento.
Entre as causas que podem ser investigadas estão erros de recebimento, endereçamento incorreto, movimentação sem registro, troca de itens semelhantes, perdas, danos, divergências de lote e falhas na conferência de saída.
Em produtos com validade, também é importante verificar se houve descarte, bloqueio ou segregação que ainda não foi refletido no saldo disponível.
Depois da análise, o ajuste deve seguir o nível de autorização definido pela operação.
O registro da causa é tão importante quanto a correção do saldo, pois permite identificar padrões e orientar melhorias no recebimento, na armazenagem, na separação ou na expedição.
Quando a gestão é integrada à armazenagem logística, os relatórios de inventário podem apoiar essa análise e tornar a tomada de decisão mais rastreável.
Avalie as necessidades de controle da sua operação
Solicite uma avaliação de controle de estoque por wms e converse com a equipe sobre as necessidades da sua operação.
Envie informações sobre produtos, frequência de movimentação e requisitos de identificação para discutir cadastros, inventários, relatórios e registros de entrada e saída e definir o escopo aplicável ao projeto.
Perguntas sobre registros e conferências
A validade pode orientar a separação dos produtos?
Os critérios de saída devem ser definidos conforme as características da mercadoria e os procedimentos da operação, com identificação e registros correspondentes.
O que investigar quando a contagem difere do sistema?
Verifique recebimentos, transferências, separações e expedições relacionados ao produto, antes de definir ajustes de acordo com os critérios de autorização.
